.png)
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Wiele osób zastanawia się, za który rok można wyrzucić dokumenty w 2023. Kwestię tę regulują szczegółowe przepisy prawa. W zależności od rodzaju akt okres ten może być inny. Standardowy czas przechowywania większości dokumentów księgowych wynosi 5 lat. Niektóre z nich należy jednak przetrzymywać dłużej. Dokumenty ZUS trzeba zachować przez 5 lat od daty każdej wpłaty.
Umowy o pracę podpisane po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat. Okres przetrzymywania deklaracji podatkowych może być dłuższy niż 5 lat dla określonych sytuacji. Dotyczy to na przykład rozliczania strat z wcześniejszych lat. Standardowy okres przechowywania faktur wynosi 5 lat od czasu ich wystawienia. Digitalizacja akt jest sposobem na uproszczenie całego procesu. Dzięki niej możliwe jest łatwiejsze przeglądanie archiwum.
Dlaczego warto zdecydować się na niszczenie dokumentów?
Niszczenie dokumentów chroni przed wyciekiem wrażliwych danych. W ten sposób chronione są tajemnice firmowe, ale również informacje na temat jej klientów, czy pracowników. Możliwe jest ponadto usunięcie już niepotrzebnych akt i wygospodarowanie dodatkowej przestrzeni na nowe. Wprowadzenie porządku w księgowości, kadrach i innych obszarach firmy poprzez eliminację nadmiaru papieru sprawia, że przedsiębiorstwo działa sprawniej. Dzięki temu dużo łatwiej odnaleźć istotne informacje podczas kontroli skarbowej czy audytu.
Niszczenie dokumentów odbywa się pod nadzorem systemu monitorującego, co stanowi gwarancję skrupulatności i bezpiecznego przebiegu całego procesu. Profesjonalne firmy używają wysokiej jakości sprzętu, takiego jak HSM, aby skutecznie zniszczyć dokumenty papierowe, wydruki komputerowe, karty kredytowe czy płyty CD/DVD. Utylizacja dysków twardych sprawdza się w przypadku, gdy wrażliwe dane zapisane są pod postacią cyfrową. Wejdź na stronę: hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/, aby dowiedzieć się więcej. Warto zdecydować się na zamówienie usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów, ponieważ można w ten sposób zadbać o optymalizację części procesów w firmie.
